Snart kommer flere tiltak for å beholde personellet
Fis Basis på hjemmekontoret, bedre arbeidstidsplanlegging og forutsigbarhet. Samt bruk av kunstig intelligens. Dette er noen av forslagene som ligger på tegnebordet når Forsvaret jobber ut tiltak for å holde på personellet sitt.
Bak det noe anonyme navnet lønns- og insentivprosjektet ligger det en kritisk satsning på personellet i Forsvaret de kommende årene.
– Nok og kompetent nok personell er kanskje pekt på som den viktigste risikofaktoren i den nye langtidsplanen. For at vi skal kunne lykkes med å skape den operative evnen og lage det Forsvaret som vi trenger, så må vi ha et personell- og kompetanseløft. Vi må ha rett kompetanse på rett plass, og holde på dem lenge nok, sier Daniel Berg Eriksen.
Berg Eriksen er oberstløytnant fra Luftforsvaret og jobber nå i en delt stilling mellom Forsvarsdepartementet og Forsvarsstaben, for å være nestkommanderende i lønns- og insentivprosjektet. Leder for prosjektet er flaggkommandør, Svein-Erik Bakke.
Trigges av kompleksitet
Bakke og Berg Eriksen har tatt på seg den formidable utfordringen med å bidra til å finne løsninger på hvordan Forsvaret skal dekke sitt enorme behov for folk de neste årene.
– Jeg trigges av kompleksitet og av å gjøre noe meningsfylt, sier Svein-Erik Bakke, som har bakgrunn fra Sjøforsvaret, Forsvarsdepartementet, Riksrevisjonen, og Norges Handelshøyskole.
– Det er litt det verdidrevne i oss som ønsker å gjøre noe godt. Vi ønsker at folk skal få lyst til å jobbe i Forsvaret, og at de skal fortsette å jobbe der. Og så er det jo kollegaene, naboene, familiene og vennene våre som jobber og bor der ute, og som vi skal beskytte.
Bredt nettverk og kunnskapsbasert tilnærming
I tillegg til Bakke og Berg Eriksen er det etablert tre stillinger fra Forsvarsstaben som skal jobbe i prosjektet. Disse jobber ikke alene, men har et bredt nettverk av folk ute i DIF-ene og avdelingene i Forsvaret. De samarbeider også med ressurser på departementsnivå, og med tillitsvalgtorganisasjonene på lokalt og sentralt nivå. Bakke fremhever det positive, konstruktive og løsningsorienterte samarbeidet med partene.
– Dette er et felles løft. Og vi jobber kunnskapsbasert, med god støtte fra Forsvarets forskningsinstitutt, sier han.
Prosjektet jobber med ulike tiltak innenfor tre områder. Eller arbeidsstrømmer som de kaller det. Nemlig arbeidstid og godtgjøring, avtaleverk og styring og geografisk mobilitet.
Mer forutsigbar arbeidstid og inntekt
Den første arbeidsstrømmen handler om mer forutsigbare arbeidstidsordninger og bedre balanse mellom arbeidstid og arbeidsvern. For eksempel å få på plass en lengre planleggingshorisont på aktiviteter, og gå fra 2–3 uker til 3-4 uker på øvelsesplanlegging.
– Da får man planlagt et bedre løp med familie og hverdagsliv. Det vil gi bedre oversikt over hva man skal jobbe på de neste 3-4 ukene for de ansatte, sier Bakke.
Prosjektet anbefaler på sikt å fremforhandle en ny modell for arbeidstid og godtgjøring. I dette ligger det blant annet at lønn for planlagt aktivitet skal utbetales selv om planene endres. Hvis aktiviteten blir kansellert, anbefaler prosjektet at de ansatte fortsatt får en inntekt. Og tilsvarende ved ekstra aktivitet, at ansatte får ekstra kompensert.
Må skape kultur i Forsvaret for planlegging
– Så vi må skape en kultur for bedre planlegging. Arbeidsgiver må planlegge litt mer langsiktig, og tenke seg litt mer om før de endrer planer. Slik at de ansatte har en større grad av forutsigbarhet både på arbeidstid og inntekt. Da kan det bli lettere å beholde personell, oppnå redusert belastning, og samtidig bidra til økt operativ evne, sier Bakke.
En av løsningene som de ser på er opprettelse av en slags bemanningspool. Altså personell som er tilgjengelig uten at de står kontinuerlig på lønningslisten. Hvis et plutselig behov oppstår, kan Forsvaret kontakte disse, ettersom de har rett kompetanse og er tilgjengelige. For motsatt, hvis Forsvaret henter egne ansatte ut av en arbeidsplan, skaper det ringvirkninger et annet sted.
– Vi ser at de har noe tilsvarende for eksempel i sivil skipsfart som de kan ringe hvis noen blir syke, det er kurs, det er familiære behov eller liknende. Slik skaper man forutsigbarhet, stabilitet og fleksibilitet, utdyper Berg Eriksen.
Rydde i over 70 særavtaler i Forsvaret
Arbeidsstrøm nummer 2 er det de kaller «Avtaleverk og styring». Her anbefaler prosjektet en opprydding, forenkling og digitalisering. Dagens avtaleverk i Forsvaret er komplisert og sprikende, med over 70 særavtaler, altså ulike skriftlige avtaler mellom ledelse og tillitsvalgte om lønns- og arbeidsvilkår, som treffer arbeidstakere ulikt
– Vi anbefaler å forenkle dette. Det er vanskelig å navigere i en jungel med mye overlapp. Regelverket bør restruktureres, slik at det blir enklere både å forvalte og forstå for brukerne. Og sånn at begge parter vet hvilke avtaleverk som gjelder, og hvilke rettigheter man har, sier Bakke.
Når HR-konsulenten er en robot
I forhold til regel-og avtaleverk pågår det en prosess i Sjøforsvaret i høst. Der er det satt i gang en pilot hvor kunstig intelligens, eller KI, skal tas i bruk som en slags HR-rådgiver.
– I Sjøforsvaret utvikler de en chatbot som er spesialisert på vårt avtaleverk, og som kan hjelpe linjelederne i Sjøforsvaret. Her kan du mate inn alle de ulike avtalene, og så får du rett svar ut igjen. Slik kan linjelederne hjelpe folk i henhold til avtaleverket på mye kortere tid, forklarer Bakke.
Brukes til å forenkle avtaleverket
KI kan også brukes til å forenkle regelverket. En av de aller største fordelene med kunstig intelligens er at den kan lese enorme mengder data veldig raskt. Dermed vil en slik assistent kunne sammenligne, sammenfatte, finne likhetstrekk og ulikheter i avtaletekstene.
Når treffer dette folk flest i Forsvaret?
– Rydding i avtaleverket er jo arbeid litt mer på struktursiden, rettet mot forvaltningen, og er noe som den enkelte umiddelbart ikke ser effekten av der ute med én gang, sier Bakke.
Men både innenfor arbeidstid og godtgjøring, og den tredje arbeidsstrømmen i prosjektet, nemlig geografisk mobilitet, planlegges tiltak som Bakke og Berg Eriksen raskt håper vil treffe flere ansatte.
Fis Basis på hjemmekontoret
En av hovedanbefalingene i prosjektet handler om å gi Forsvaret en verktøykasse med en klistrelapp på siden, der det står «fleksibilitet». For både arbeidsgiver og arbeidstaker. Lønns- og insentivprosjektet ser på tiltak som vil styrke ordninger både for dem som vil flytte, og for dem som pendler. I tillegg til også å gi mer fleksibilitet generelt i arbeidssituasjonen for den enkelte.
Et eksempel er hjemmekontor, noe Forsvaret tradisjonelt ikke har hatt gode nok løsninger for.
– Nå har vi det vi kaller flernivåklienter, som gjør at det er mulig å jobbe opp til begrenset nivå på hjemme- eller fjernkontor. Men vi har altfor få av dem, sier Berg Eriksen.
– Det er altfor lavt. Det bidrar ikke til at vi fremstår som en moderne arbeidsgiver.
Daniel Berg Eriksen om at kun én av ti ansatte har tilgang til å jobbe på begrenset nivå hjemmefra. Prosjektet anbefaler en dekningsgrad på minst 30 prosent. Altså at minimum tre av ti ansatte får tilgang.
Flernivåklienter er kort fortalt en vanlig bærbar pc, der brukeren enkelt kan svitsje mellom ugradert nett og Fis Basis begrenset. Disse klientene er en mangelvare i dag, men å få på plass flere slike, vil utgjøre en stor forskjell for enkelte:
– Kanskje det betyr at den som ukependler fra Trondheim til Bardufoss, får én ekstra natt hjemme i uka. Og har du to netter hjemme i uka betyr en ekstra natt med familien en økning på 50 %, av tiden du har sammen med familien din, sier Berg Eriksen. Han snakker av egen erfaring, som dagpendler, og med operativ bakgrunn fra Luftforsvaret.
– For selv de operative har en del administrative oppfølgingssaker. Derfor vil flernivåklienter gi ekstra fleksibilitet, sier han.
Vil at minimum 3 av 10 ansatte får tilgang til flernivåklient
I begynnelsen av 2023 hadde under 10 prosent av de ansatte i Forsvaret og Forsvarsmateriell tilgang til flernivåklient.
– Det er altfor lavt. Det bidrar ikke til at vi fremstår som en moderne arbeidsgiver, sier Berg Eriksen, og forteller at prosjektet anbefaler en dekningsgrad på minst 30 prosent. Altså at tre av ti ansatte får tilgang. Som et minimum.
– Da handler det om både klienter, servere, og å få på plass infrastruktur for å komme opp på et slikt nivå. Men viljen er der, og enigheten, og nå jobber vi hardt sammen med Cyberforsvaret for å komme opp dit, sier Bakke.
Felles kontorlandskap i nærheten
I forlengelsen av flernivåklienter og i tråd med det prosjektgruppen kaller «mer fleksibelt arbeidsplasskonsept», ser de på ulike løsninger for felles kontorlandskap.
– Én ansatts behov kan være en flernivåklient som gjør at du kan jobbe hjemmefra på tirsdager. En annen trenger kanskje et kontorlandskap i nærheten av seg. Vi har en del ad hoc-kontorfellesskap som er etablert litt her og der, sier Berg Eriksen.
Og forteller om et slikt kontorfellesskap han har brukt selv, på Karljohansvern i Horten, der ansatte kan ta med seg en maskin, plugge seg på, og jobbe.
– Det er et helt eget miljø. Med folk fra Forsvarsbygg, Luftforsvaret, Forsvarets logistikkorganisasjon og fra Forsvarsmateriell som sitter og jobber sammen når de har mulighet, sier Berg Eriksen.
Bedre og flere boliger
I forhold til geografisk mobilitet er boliger også et aktuelt tema å se nærmere på. Det trengs bedre boliger, flere boliger, og boliger i både tettbygde og mer grisgrendte strøk.
Spørsmål om bosted er også større enn bare Forsvaret. Det handler om å gjøre stedene folk skal flytte til mer attraktive med tanke på jobb, fritidstilbud, skole og barnehageplasser. Her kommer distriktspolitikk inn i bildet:
– Det er også et samfunnsoppdrag. Vil Norge ha gode lokalsamfunn i nordområdene? Hvis svaret på det er ja - og det er det - så kan Forsvarets tilstedeværelse være noe å satse på for å få til dette. Men vi kan ikke skape velfungerende lokalsamfunn alene. Vi er helt avhengig av å få til samarbeid lokalt, sier Bakke.
Om lønns- og insentivprosjektet:
- Hensikten var å utrede et mulighetsrom for forbedringer i lønns- og insentivordningene på bakgrunn av interne og eksterne utviklingstrekk.
- Prosjektet vurderte tre hovedutfordrings-områder ved det nåværende lønns- og insentivsystemet:
- Arbeidstid og godtgjøring,
- avtaleverk og styringssystem innenfor lønn og insentiver, samt
- geografisk mobilitet.
- Prosjektet har hatt en helhetlig og kunnskapsbasert og metodisk tilnærming.
- Basert på en undersøkende prosess med grundig involvering og forankring i organisasjonen, og med ekstern støtte og et blikk fra utsiden.
- Prosjektet har utviklet noen hovedprinsipper for et fremtidig lønns- og insentivsystem. Blant annet at det skal ha god balanse mellom arbeidstid og arbeidsvern, det skal være fleksibelt, og være enkelt å forvalte og anvende.
- Ansvaret for implementering av nytt lønns- og insentivsystem er lagt til Forsvaret, støttet av Forsvarsdepartementet.
- Et implementeringsprosjekt er etablert. Det er ledet av flaggkommandør Svein-Erik Bakke. Oberstløytnant Daniel Berg Eriksen er nestkommanderende.
- De tre hovedutfordringene er nåværende lønns- og insentivsystem er videreført i tre arbeidsstrømmer i det nye prosjektet. I tillegg er det etablert en fjerde arbeidsstrøm som handler om implementering, og skal sørge for at organisasjonen er rustet for å innføre nye tiltak som foreslås.
- De konkrete løsningene vil innenfor flere områder kreve videre forhandlinger og endringer i eksisterende avtaler og bestemmelser. Partssamarbeidet fortsetter derfor å være svært viktig.
- Forbedring av lønn og insentiver er en viktig del av personell- og kompetanseløftet i den nye langtidsplanen.
- Tiltak innen arbeidstider og godtgjøringer må vente inntil den pågående pensjonssaken blir avgjort. Saken er anket til Høyesterett, og det er ikke kjent når og om Høyesterett tar saken.
Arbeidet starter nå
Prosjektet er i gang med å se på piloter for lengre planleggingshorisont, for ringeliste, kontorfellesskap og bemanningspool.
Noen piloter er allerede i ferd med å starte opp. Andre er i planleggingsfasen. De ulike pilotene skal leve i mellom seks måneder og opp til ett år. Så skal erfaringer høstes, og kursen videre legges.
Og så fort den pågående pensjonssaken er avgjort, skal prosjektet også ta for seg arbeidstid og godtgjøring. Bakgrunnen her er at lagmannsretten tidligere i år konkluderte med at variable tillegg som fartøysvakter og øvelsestillegg i Forsvaret skal være pensjonsgivende inntekt. Statens pensjonskasse anket imidlertid dommen til Høyesterett. Når, og om, Høyesterett tar saken, er ikke klart enda.
Vil fra ord til handling
Både for Bakke og Berg Eriksen er det viktig at arbeidet med lønns- og insentivprosjektet ikke bare forblir fagre ord på papiret. Siden oppstarten har de vært opptatt av det de kaller arbeidsstrøm 0. Dette innebærer å sette Forsvaret i stand til å gjennomføre tiltak og rigge organisasjonen for endring.
– En av de store risikoene med prosjekter som dette, er at du ikke har rett kompetanse og kapasitet i organisasjonen. At tiltak ikke har høy nok prioritet, at beslutninger ikke er forankret i toppledelsen, eller at samarbeidet mellom partene ikke fungerer godt nok. Tidligere forskning viser at ni av ti prosjekter mislykkes med implementering, sier Bakke.
De har jobbet hardt med å skape rom i Forsvarets langtidsplan for at det skal komme endringer i lønns- og insentivordninger:
– Det er jo en «game changer» med den langtidsplanen som faktisk går over 12 år, ikke bare over fire. Så det er jo noe helt nytt. Og det bør sikre at vi har skapt det mulighetsrommet som vi trenger for å skape reelle endringer, sier de.