Om programmet Modernisering og effektivisering

Et program for modernisering og effektivisering i sektor er etablert. Intensjonen med programmet er å sikre en helhetlig tilnærming til alle tverretatlige initiativ. Initiativene skal til sammen bidra til realisering av gevinster i sektoren. Programmet er dynamisk og vil omfatte flere prosjekter som har avhengigheter til hverandre.

Forsvarsstaben (FST) har fått tildelt rollen som programeier fra Forsvarsdepartementet (FD). Programeier ivaretar styringen av programmet gjennom god dialog med etatene og FD. Etatsjefene har det overordnede ansvaret for å realisere gevinster i programmet. FST har oversikt over realisering av gevinster i sektoren som rapporteres samlet til FD.

Programkontoret ivaretar den daglig driften av programmet gjennom tilrettelegging, råd og veiledning. Søknader om omstillingsmidler rettes til programkontoret etter at søknad har blitt prioritert og godkjent i egen virksomhet.

Moderniserings- og effektiviseringsprogrammets oppgaver:

  • Fasilitere etatsjefsmøtet slik at de bidrar til å oppnå målene innen modernisering og effektivisering. Etableringen av etatsjefsmøtet.
  • Følge opp sektorfelles tiltak sammen med etatstabene.
  • Bidra til å utvikle felles metoder og prosesser i sektoren.
  1. Gjennom etatssjefsmøtet har forsvarssektoren sammen vedtatt følgende mandater:

    • Øke bruken av såkalt digital arbeidsplass og øke digital kompetanse i forsvarssektoren. Med digital arbeidsplass menes her at mesteparten av arbeidet og kommunikasjonen for sektorens ansatte skjer ved bruk av digitale verktøy. HR-avdelingen i Forsvarsstaben har ansvaret for denne utredningen som skal legges frem i mai 2021.
       
    • Organisering av driftsanskaffelsesmiljøet i sektoren. Utredningen skal kartlegge om en felles driftsanskaffelsesfunksjon vil gi økonomiske effekter og kvalitetseffekter, herunder: årsverksgevinster, bedre og kostnadsbesparende rammeavtaler og økt kvalitet gjennom styrket kompetansemiljø i sektoren. Økonomiavdelingen i Forsvarsstaben har ansvaret for denne utredningen som skal fremlegges innen utgangen av 2021.
       
    • Inngå og etablere flest mulig rammeavtaler for forsvarssektoren. Dette er en utvidelse av det vellykkede arbeidet som FLO strategiske anskaffelser har gjort med å optimalisere driftsanskaffelser. Forsvarets logistikkorganisasjon har ansvaret for dette gjennomføringsmandatet
       
    • Innføre kategoristyring av driftsanskaffelser i Forsvarsbygg. Som del av dette skal Forsvarsbygg også etablere flest mulig rammeavtaler i porteføljen for eiendom, bygg og anlegg (EBA). Forsvarsbygg har ansvaret for dette gjennomføringsmandatet.
       
    • Læringsvirksomhet i forsvarssektoren. Digitalisert læring gir mulighet for fleksibilitet og tilpassing til individets kompetansebehov, tjeneste og livssituasjon. Etablering av fellesløsninger i sektoren muliggjør økt samvirke med læringsmiljøer og kompetanseleverandører utenfor Forsvarssektoren.
       
    • Effektivisering av HR-prosesser. HR Transformasjonen i Forsvaret tok ut betydelige gevinster, men det er fortsatt mulig med forbedringer. Det er et potensial for å tilpasse HR-tjenestene bedre til brukerens behov. Økt automatisering vil kreve investering i teknologi og det er sannsynlig at et tettere samarbeide på tvers av etater vil øke gevinstpotensialet.
       
    • Prioritert bolig- og kvarterforvaltning. Forsvarets personellrelaterte EBA-portefølje er både omfangsrik og aldrende. Det er et mål å etablere handlingsrom for å prioritere ressursinnsatsen på EBA-området. Samlet gevinstpotensial, operative virkninger, og de kvalitative effektene for personellområdet vurderes.
  2. Gevinstrealisering er prosessen der man planlegger, organiserer og henter ut forventede og eventuelt uventede gevinster av et tiltak. Vellykket gevinstrealisering krever systematisk oppfølging gjennom hele tiltakets livsløp i form av gode analyser i forkant og konkrete planer for oppfølgingen av gevinster underveis i og i etterkant av tiltaket.

    Hovedregelen er at det er linjeorganisasjonen som har ansvar for å følge opp og realisere de forventede gevinstene. Dette skjer ofte i kontekst av et strategisk initiert tiltak, og er ofte prosjektorganisert. Slik sikres kobling til virksomhetens målbilde og strategiske prioriteringer.

    Fasene er strukturert i den rekkefølgen de typisk gjennomføres, men det er sentralt å erkjenne at prosessen også er iterativ i sin art. Dette betyr at det gjennom tiltakets livsløp, og basert på ny innsikt, er behov for å gå tilbake og oppdatere dokumentasjon og planer og eventuelt justere dem.

    I løpet av gevinstrealiseringsprosessens fire overordnede faser er det ti hovedaktiviteter som skal utføres, og gjennom disse skal det utarbeides og/eller brukes styringsverktøy og leveranser. Disse er nærmere forklart på de neste sidene.

    Veileder for gevinstrealisering i forsvarssektoren (FOBID U)

  3. v 1.0 Prop 14 S kap 4.2.5 Kontinuerlig forbedring og effektivisering

    Forsvarssektoren har over tid arbeidet systematisk for å frigjøre ressurser til høyere prioritert virksomhet. De frigjorte ressursene fra forbedrings- og effektiviseringsarbeidet beholdes i sektoren og er dermed tilstrekkelig for både å dekke inn videreføringen av regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform samt bidra til å finansiere nye satsinger innenfor forsvarssektoren. I den kommende langtidsplanperioden skal forsvarssektoren utvikles videre gjennom økt profesjonalisering og modernisering. Fremover vil regjeringen vektlegge forbedringer av sektorens leveranser ved å effektivisere verdikjedene og bedre samhandlingen i forsvarssektoren.

    Endringstakten drives særlig av den teknologiske utviklingen. Viktige forutsetninger for å lykkes inkluderer sektorens mulighet og evne til både å utnytte eksisterende og ny teknologi, økt profesjonalisering, å videreutvikle bruken av sivile aktører, og riktig organisering, prosessutvikling og arbeidsdeling i sektoren...."

    Langtidsplanen prop. 14s kap 4-2-5: Kontinuerlig forbedring og effektivisering

Mehwish Bokhari

Information manager
Har du som ansatt spørsmål til programkontoret?