Prosjektene

Prosjektene

1. Økonomiprosjektet

   Forsvarets økonomisenter (FØS) er foreslått som et sentralisert og kompetansedrevet økonomimiljø i Bergen. FØS skal bidra med innsikt og strategisk støtte til ledere i hele virksomheten for å legge til rette for optimal ressursutnyttelse. De foreslåtte endringene innen økonomiområdet inngår i et av flere tiltak for modernisering og effektivisering av Forsvaret, og vil også bidra til å nå målet om årlig kostnadsreduksjon med 1,9 mrd. Siden bedre og mer relevant økonomistyring er et sentralt element i transformasjonen har dette prosjektet startet arbeidet med å etablere et felles økonomisenter for Forsvaret.  

   Forsvarssjefen vil med dette få større mulighet til tverrprioritering og oppnå optimal ressursutnyttelse. Et felles økonomisenter vil lette arbeidet med å få mest mulig ut av hver krone.

2. HR-prosjektet

   Modernisering og effektivisering av HR skal finne løsninger som sikrer en brukerorientert og sentral HR-tjeneste som sørger for at arbeidet gjøres en gang, på ett sted og på ett nivå.
   Prosjektet har etablert en arbeidsgruppe som har til formål å utforme en plan for optimalisering av HR-leveransemodellen i Forsvaret. Arbeidsgruppen er bredt sammensatt med representanter både fra Forsvarets avdelinger og arbeidstakerorganisasjonene. Målet er at Forsvaret skal ha en mest mulig lik HR-funksjon i krig, krise og fred, og også kunne levere HR-tjenester til resten av forsvarssektoren på sikt. Dette innebærer blant annet å tilpasse HR-leveransemodellen til Forsvarets styringsmodell, forenkle regelverket, fjerne godkjenningsledd og automatisere transaksjonstunge prosesser. HR-tjenestene skal være tillitsbaserte og brukerorienterte, med økt bruk av selvbetjening. En dynamisk og sentral HR-tjeneste vil kunne bidra til at arbeidet gjøres en gang, på ett sted og på ett nivå, hvor bistand fra et sentralt HR-fagmiljø kan skaleres opp eller ned avhengig av behov. Målet for prosjektet er å gjøre HR mer effektivt og frigjøre tid til å tenke mer strategisk og bedre kunne understøtte kompetanse-, leder- og talentutvikling.

   Prosjektet arbeidet frem konsept og design før sommeren 2022. Dette arbeidet har blitt etterfulgt av utredninger som gjøres utover høsten 2022.  I identifiserings- og planleggingsfasen har det vært flere arbeidsgrupper. Disse har vært sentrale aktører i arbeidet med utviklingen av løsningsforslag. Senhøsten 2022 vil prosjektet gå inn i en beslutningsfase. Planen er at implementeringsfasen starte etter sommerferien 2023 og fortsetter ut langtidsperioden.

3. Forenkling Forsvarsstaben

   FST skal eie og lede moderniseringen av Forsvaret. Struktur og arbeidsform i FST påvirkes av de fleste pågående tiltak for modernisering og effektivisering i Forsvarssektoren. Forsvarsstaben ble i august 2021 satt opp i en J-struktur og de fleste seksjoner vil bli berørt av tiltakene i planen for modernisering og effektivisering eller av MAST programmet. For å sikre at de interne plan- og styringsprosessene også blir vurdert med sikte på forenkling, standardisering og effektivisering er det besluttet at det skal gjennomføres en vurdering av arbeidsform og leveranser og i hvilken grad disse møter krav satt av FD. Prosjektet skal utvikle fremtidig løsning for FST der stabens to hovedoppgaver, virksomhetsutvikling- og virksomhetsstyring skal defineres, leveranser samt behov for kompetanse og kapasitet avklares. Prosessene i FST skal være effektive og gi ledelsen relevant og departementet nødvendig styringsinformasjon.

   Prosjektet gjennomfører en utredningsfase høsten 2022 med påfølgende beslutnings- og implementeringsfase. Planen er at implementeringsfasen starter etter sommerferien 2023 og fortsetter ut langtidsperioden.

4. Styringsmodell

   Initiativet er ikke etablert som prosjekt ennå, men det vil dels i økonomiprosjektet og dels i FST prosjektet bli utviklet løsninger som betyr endringer i styringen av Forsvaret. Det er flere grunner til også å se på styringsmodellen det vil si styringslinjene og kontrollspenn. Fellesfunksjoner og styrkesjefer bør ikke bare styres risikobasert, men også underlegges ulik styringslogikk. Styrkesjefene har ansvar for sluttleveranser, mens fellesfunksjoner er bidragsytere til sluttleveransene.

5. Utdanningsprosjektet

   Utdanningsprosjektet skal modernisere og effektivisere Forsvarets utdanningssystem gjennom å se all utdanning og kompetanseutvikling i sammenheng. På tvers av forsvarsgrener, på tvers av skoler og institusjoner og på tvers av våre allierte og sivile utdanningsinstitusjoner og samarbeidspartnere. Grunnsteinen i utdanningssystemet er robuste fagmiljøer som ivaretar spesifikke fagområder, og som utfyller hverandre til en felles helhet. Kunnskapsbasert styring, tydelige roller, ansvar og myndighet sikrer en velfungerende styringsmodell. 

   Fagmiljøene skal ha en tydelig militærfaglig profil og ha evne til kontinuerlig tilpasning og utnytte moderne læringsteknologi for å møte operative krav i fred, krise og krig. Forsvaret skal tilby offiserer, befal, spesialister og sivilt ansatte attraktive og tydelige utviklings- og karrieremuligheter i et livslangt perspektiv.

   Undervisningen er underlagt et felles enhetlig kvalitetssikringssystem og understøttes av en felles digital læringsplattform og kursadministrasjon. Forsvaret skal innføre og etablere en felles læringsplattform for lavgradert og ugraderte systemer, som også skal kunne skaleres opp til andre etater i forsvarsektoren. Løsningen skal, i tillegg til å være en læringsplattform, også inneholde et studieadministrativt system. All fag- og funksjonsutdanning i Forsvaret skal i fremtiden understøttes og administreres gjennom én felles læringsplattform med sentralisert administrering av brukerroller og kurskodesystem.  

   Hovedfokuset i 2022 har vært utredning (identifisering, design og konseptutvikling) frem mot etableringen av et business case. Beslutnings- og gjennomføringsperioden vil starte opp i 2023 og fortsette ut langtidsperioden.

6. Forsyningsprosjektet

   Målet med prosjektet er å løse en rekke grunnleggende utfordringer innenfor logistikkområdet i forsvarssektoren. Verdikjeden har mange kvalitative og kvantitative forbedringsområder med hensyn til understøttelse av daglig drift og forvaltning av logistikkberedskap.
   Når de grunnleggende utfordringene er løst (del 1) skal logistikkområdet ha nådd et nivå der videre modernisering og effektivisering kan gjennomføres (del 2).

   Mål (del 1):

   Økt kontroll på Forsvarets reelle drifts- og beredskapsbehov

   Økt kontroll på eksisterende lagerbeholdning

   Kurante beholdninger er konsolidert og lagret på relevante lokasjoner

   Ukurant materiell er overført til FMAs avhendingsorganisasjon

   Digitalisering av forsyningstjenesten har startet

   Reduksjon av Forsvarets lagringskostnader

   Reduksjon av transportkostnader

   Målet er å redusere kostnadene med ca. 190 mNOK.

   Arbeidet er organisert i flere delprosjekt (DP) som arbeider på tvers av hovedaktørene i verdikjeden:

   DP Ukurans: arbeider med å fysisk fjerne ukurant materiell fra Forsvarets lager. Ukurant materiell destrueres enten lokalt eller overføres til FMA. Andelen ukurant materiell er i dag høy og må fjernes for å frigi areal som muliggjøre planlagt endring i lagerstrukturen. Arbeidet med å fjerne ukurans fører til bedre kontroll på lagerbeholdningene og mer kosteffektiv forvaltning.

   DP Re-organisering: arbeider med endring av dagens lagerstruktur som i fremtiden vil bestå av færre, men mer kraftfulle lokasjoner. Dette betyr avvikling av enkelte lagersteder og en justering av bemanningen. Det betyr også at materiell flyttes og lagres mer systematisk. DP arbeider i tillegg med driftsforbedringer på de lagerstedene som skal bestå for å øke effektivitet og kvalitet i den daglige virksomheten.

   DP Smartlog: arbeider med utvikling og implementering av en nettbutikk for FUNIF. De fysiske FUNIF-butikken avvikles. DP vil deretter arbeide med prioriterte tekniske tiltak for å understøtte økt effektivitet og kvalitet i lagerdriften, og logistikken generelt.

   DP KOP del IV og V: arbeider med å få etablert KOP del IV (materiell) og V (forsyningsopplegg) i SAP. Dette vil bidra til bedre kontroll mht strukturutvikling og gi langt bedre forutsetninger for langsiktig etterforsyningsplanlegging.

   DP Masterdata: arbeider med å få på plass kritisk logistikkdata i SAP for å understøtte identifikasjon av materiell, kontroll på lagerbeholdninger, samt forbedring av logistiske kjerneprosesser (f.eks. etterforsynings- og lagerprosesser)

   DP Transport: arbeider med å transformere Forsvarets transport. Fokus er på inngående vareflyt fra leverandør og transport mellom Forsvarets lagersteder og øvrige lokasjoner. Det er spesielt to grep som gjøres: For det første vil Forsvaret utnytte eksisterende rammeavtaler innenfor transport gjennom bruk av FCA som den foretrukkende leveringsbetingelse. For det andre implementeres en fast leveringsplan for alle lokasjoner som vil fjerne den ‘ad-hoc’ transporten som skjer i dag. Dette gjøres i tett samarbeid med BRING (innland) og DSV (utland).

   Hva gjøres nå og hvem er involvert

   Prosjektet er i gjennomføringsfasen for del 1. Dette betyr i praksis at det er pågående arbeid i alle delprosjekter.
   Hovedaktørene er FST, FLO, FMA og tillitsvalgte.

   Tidsplan

   Forprosjekt Forsyning leverte sin anbefaling våren 2021. Gjennomføringsfasen for del 1 startet høsten 2021 og strekker seg inn i Q1 2024 da de siste lagerstrukturendringene gjennomføres.

7. Bolig og kvarter

   Forsvarssektoren skal selge deler av boligporteføljen i områder med et stort boligmarked. Målet er å prioritere ressursene for å bedre standarden på boliger og kaserner i områder hvor det finnes få alternativer til forsvarssektorens botilbud.
   
   Forsvaret er en unik arbeidsgiver, fordi virksomheten er spredt over hele landet og at personellet er underlagt et beordringssystem i første del av sin karriere. For å lettere kunne rekruttere, beordre og sikre kompetanse, er det viktig at Forsvaret har et godt boligtilbud i områder hvor det finnes få alternative botilbud. Forsvarssektorens boliger er aldrende og har stedvis dårlig standard. For å forbedre botilbudet i prioriterte områder, er det nødvendig å frigjøre ressurser gjennom å selge deler av boligporteføljen i områder med et bredt bolig- og utleiemarked.

8. Anskaffelser

   Nær halvparten av forsvarsbudsjettet realiseres gjennom anskaffet materiell, EBA, varer og tjenester. I et moderniserings- og effektiviseringsperspektiv ligger det et stort potensial i å forbedre og profesjonalisere anskaffelser i sektoren.

   Om prosjektet

   Prosjektet har til hensikt å utrede og anbefale en modernisert og effektivisert anskaffelsesfunksjon i sektoren, med beskrivelse av både kvalitative og kvantitative gevinster. Anskaffelsesstrategi og -prosess for sektoren skal anbefales. Det skal anbefales en plan for implementering, samt en plan for implementering av kategoristyring som prinsipp for sektorens anskaffelser. Prosjektet vil parallelt arbeide med forenkling av regelverk og prosesser for å understøtte ny og mer effektiv organisasjon, samt digitalisering.

   Hva er kategoristyring?

   Kategoristyring er et prinsipp for innkjøpsledelse, som benyttes i både privat og offentlig sektor – og spesielt i virksomheter som i stor grad benytter kjøpte varer og tjenester for å levere effekt. Kort fortalt er kategoristyring en samordning av innkjøp i hele virksomheten, hvor innkjøpene grupperes i kategorier som understøtter markedets inndeling. Hver kategori styres for å utnytte markedets muligheter, og oppnå reduserte kostnader og optimal understøttelse av virksomhetens behov.

   Les mer om kategoristyring på DFØ sine sider:
   Kategoristyring av innkjøp | Anskaffelser.no

   Andre M&E prosjekter som Investering, Forsyning, og Materielldrift og vedlikehold har grensesnitt mot Anskaffelser, og det er gjensidige avhengigheter mellom disse som skal ivaretas.

   Tidsplan

   • Prosjektet har startet opp og mandat er drøftet med arbeidsgiver og ATO per september 2022

   • Utredningsfasen forventes å løpe ut høsten 2022

   • Beslutningsfasen forventes å løpe gjennom 2023

   • Implementering 1. januar 2024

9. Investering

   Forsvarssektorens investeringer bygger opp under langtidsplan og strukturutviklingsprosessen som følger av denne. Investering er en kompetanse- og tidkrevende prosess som skal sikre at Forsvarssektoren anskaffer riktig materiell og EBA innenfor det som er besluttet av kost, tid og ytelse. Dagens modell for investeringer preges av fragmenterte fagmiljøer på tvers av etatene, og enn tidsbruk fra behov oppstår til materiell og EBA er driftsatt, som enkelte ganger er uforholdsmessig lang.

   Prosjekt M&E Investering skal utrede og anbefale en effektiv investeringsprosess. Prosessen skal ivareta sektorens krav til sikkerhet, og sikre leveranse innenfor kost, tid og ytelse. En effektiv investeringsprosess skal redusere tidsbruken i gjennomføringen av det enkelte prosjekt, og redusere sektorens samlede ressursbruk i prosjektgjennomføringen. Det er en målsetningen at sektoren skal fremstå som en samlet og profesjonell aktør i markedet.

   Høsten 2022 skal det arbeides med problemanalyse og utarbeidelse av ulike handlingsalternativer, prosjektet har som mål at nye prosesser, rollefordelinger og eventuelle organisatoriske endringer er implementert høsten 2023.

10. Materielldrift og vedlikehold

    M&E-prosjekt Materielldrift og Vedlikehold skal sikre at operativ ambisjon gitt gjennom politiske føringer opprettholdes innenfor sikker materielldrift og vedlikehold. Modernisering foregår gjennom tiltak for å forbedre og profesjonalisere ledelse, planlegging, gjennomføring, analyse og kontinuerlig forbedring gjennom å implementere et ledelsessystem for kvalitet på toppnodenivå, basert på relevante ISO standarder og beste praksis fra relevante bransjer (flyselskaper, redere etc.).

    Et implementert ledelsessystem med tilhørende styringsverktøy vil gi ansvarliggjorte sjefer mulighet til å dokumentere og følge opp gjennomføring og flyt mellom prosesser innen materielldrift og vedlikehold (i.e. planlegging, utføring, rapportering, analyse og kontinuerlig forbedring). Effektivisering oppnås også gjennom å modellere prosess for overordnet styring, rydde i begrepsapparatet samt tydeliggjøre og dokumentere roller, ansvar og myndighet. Effekt hentes ut ved at transaksjonskostnader på tvers i sektor minimeres og fragmentering, interessekonflikter samt manglende beslutningsevne i forsvarssektoren reduseres. Dette styrker sektorens evne til å utvikle og vedlikeholde operativ evne.

    Prosedyrer og metodikk for avvikshåndtering, kontinuerlig forbedring og risikohåndtering skal videreutvikles slik at forsvarssektoren svarer ut tilrådninger fra Statens Havarikommisjon og andre interne og eksterne granskninger.

    Prosjektet følger et PTO-perspektiv. Først utredes prosessforbedringer i henhold til prinsipper i ISO 9001. Deretter vurderes eventuelle endringer i roller, ansvar og myndighet mellom aktørene i forsvarssektoren. I parallell skal FMA ta ansvar for å utarbeide tiltak for å effektivisere utvalgte hovedmateriellsystemer.

    Prosjektgruppen består av representanter fra Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, FLO og FMA. Prosjektet ledes av Forsvarsstaben. Prosjektet omfatter materielldrift og vedlikehold innenfor domenene land, sjø og luft inkludert fellesmateriell. IKT-området følges opp særskilt i andre aktiviteter.

    Frem til og med Q1 2023 er prosjektet i en utredningsfase. Utfordringer ved dagens utførelse av materielldrift og vedlikehold er belyst vår og sommer 2022. Høsten 2023 brukes til å utrede og modellere en optimal vedlikeholdsprosess (PTO). Første kvartal 2023 går med til å vurdere eventuelle endringer i roller, ansvar og myndighet mellom sektorens aktører (PTO).

    Prosjektet vil deretter gå over til en beslutningsfase. Utkast til gjennomføringsplan utarbeides og partsbehandles i henhold til gjeldende lov- og regelverk innen Q3 2023. Implementeringsfasen iverksettes i løpet av Q4 2023.

11. Eiendom bygg og anlegg (EBA)

    Sektoren har en aldrende bygningsmasse som faller for levetid fremover. Dette er en gylden mulighet til hente ut gevinster i form av arealeffektivisering i sammenheng med endringer i sektoren. God utnyttelse av arealer gir reduserte kostnader, mindre miljøbelastning, og redusert energi- og ressursbruk. Det er en overordnet tilnærming at operativ evne og det forsvarsspesifikke må prioriteres. Det må være rett EBA tilgjengelig til rett tid, og risikoen for økte kostnader må reduseres. Fleksibel arbeidsplass skal være et preferert løsningsvalg. EBA-gevinster identifiseres og framgår av gevinstregnskapet i henhold til metodikk for M&E.

    Fleksibel arbeidsplass:

    Koronapandemien har framskaffet ny kunnskap om mer fleksible måter å jobbe på. Arbeidsplassen har for mange blitt digital og mindre fysisk. Forsvarsdepartementet har i supplerende tildelingsbrev nr. 101 til Forsvaret presisert lokaliseringspolitiske føringer for tiltak i moderniserings- og effektiviseringsporteføljen. Det framgår at Forsvaret bør vurdere å øke antall stillinger som lyses ut med mulighet for fjernarbeid med formål å oppnå økt desentralisering av statlige arbeidsplasser. Prosjektet skal utrede potensialer som grunnlag for gjennomføring av tiltak i neste langtidsplanperiode. Helhetlig planlegging vil gjøre det mulig å identifisere idéer og mulighet innenfor et geografisk område. Utredningen skal leveres som ett EBA-faglig businesscase. Forsvarsbygg ivaretar oppdraget. De første leveransene forventes ved årsskiftet 22/23.