Post og faktura til Forsvaret

​Post (unntatt fakturaer):

Forsvaret har én felles adresse som skal brukes ved formelle henvendelser. Eksempler på dette kan være spørsmål som skal saksbehandles, klager eller søknader. Forsvarets seksjon for dokumentasjonsforvaltning og arkiv (DA) sorterer, digitaliserer og fordeler posten elektronisk til avdelingene. All post sendes til:

<Avdelingsnavn>
Postboks 800, Postmottak
2617 Lillehammer

Post til Forsvaret skal ikke ha personnavn som første linje i adressen.

Elektronisk post sendes til [email protected].

Unntak: Ikke all post skal til Postmottaket. Eksempel på dette er aviser, tidsskrifter, reklame eller personlig adresserte brev og pakker. Slik post skal sendes direkte til avdelingene.

Felles postadresse gjelder ikke for:

• Forsvarsdepartementet
• Nasjonal sikkerhetsmyndighet
• Etterretningstjenesten
• Forsvarets forskningsinstitutt
• Forsvarsbygg
• Avdelinger som opererer i utlandet

Til disse avdelingene skal du sende all post direkte.

Fakturaer

Forsvaret har én fakturaadresse som alltid skal benyttes for papirfakturaer:

Forsvarets regnskapsadministrasjon
Postboks 1, Haakonsvern
5886 BERGEN 

Unntak: Forsvarsdepartementet (FD), Forsvarsbygg (FB), Forsvarets forskningsinstitutt (FFI), Etterretningstjenesten og Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) fører ikke regnskap gjennom Forsvarets regnskapsadministrasjon, og har dermed egen fakturaadresse.

Slik håndteres fakturaer i Forsvaret:
1. Alle fakturaer skal skannes og behandles maskinelt. Deretter sendes den enkelte faktura til elektronisk behandling hos bestillende avdeling, før den returneres til FRA for utbetaling. Pass derfor på at tall og bokstaver er tydelige.

2. Fakturaen skal alltid ha et felt som angir kundens referanse. I tilknytning til denne teksten må det alltid være innkjøpsordrenummer og ansattnummer. Innkjøpsordrenummeret skal alltid være påført eller bli oppgitt ved bestillinger fra Forsvaret, og kreves på alle fakturaer.

3. Forsvaret krever 30 dagers betalingsfrist på fakturaer.

4. Hver faktura skal kun referere til en innkjøpsordre. Dette medfører at leverandører ikke kan sende samlefakturaer som treffer flere ordrer for godkjenning.

5. Faktura som mangler referanse eller som blir sendt til feil fakturaadresse, vil bli returnert til avsenderen. 

Elektronisk faktura
I avtaler som inngås etter 1. juli 2012, krever Forsvaret at våre leverandører av varer og tjenester sender faktura og kreditnota elektronisk, slik at virksomheten mottar dokumentet i samsvar med standarden elektronisk handelsformat (EHF). Leverandører kan lese mer om dette på anskaffelser.no. 

Alle leverandører må inngå avtale med et aksesspunkt. Det er en forutsetning at leverandøren selv, eller via andre, kan levere i elektronisk handelsformat (EHF). Det er mulig å produsere fakturaer i EHF i et eget fakturasystem, benytte formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunkt eller bruke en nettbasert fakturaportal. For dem som ikke har eget regnskapssystem, eller kun sender få fakturaer, så tilbyr det private markedet fakturaportaler som leverer EHF, og som er knyttet til et aksesspunkt. Mer informasjon om hvilke aksesspunkt som finnes, finner du her (ekstern lenke).

Formatet for faktura og kreditnota i EHF er beskrevet her (ekstern lenke).

Mer informasjon:
Eventuelle spørsmål om fakturaer kan rettes til Forsvarets regnskapsadministrasjon på e-post: [email protected].