Økonomiprosjektet

Spørsmål og svar

1. 1. Hvordan tenker dere at rundt 40 personer skal kunne gjøre samme jobben som rundt 200 gjør i dag?

   Rammen vi jobber med utgangspunkt i er i størrelsesorden 55 medarbeidere i FRA og 40 medarbeidere som skal jobbe med ny leveransemodell for økonomioppfølging. I tillegg er det stipulert 15 personer i J8. Budsjett, rapporterings- og regnskapsprosessene forenkles og leveransene standardiseres. Det vil skje en betydelig forenkling i antall oppgaver, møter og personer involvert i forhold til dagens meget kompliserte og ressurskrevende prosesser. Forenkling, standardisering og automatisering bidrar til at oppgaver forsvinner og blir mindre tidskrevende, og følgelig vil behovet for økonomimedarbeidere reduseres, Det er derfor ikke riktig at de samme oppgavene skal utføres av færre mennesker.

2. 2. Hvordan skal dere ivareta lokalkunnskapen, kunnskapen om de enkelte enheters særegenheter og behov, med en slik sentralisering?

   Forsvaret er én etat og har allerede en sentralisert styring fra Forsvarsstaben. Et sentralisert og profesjonelt økonomimiljø skal bidra med innsikt og strategisk støtte til ledere i hele virksomheten for å legge til rette for optimal ressursutnyttelse. Hver av driftsenhetene vil fortsatt ha enkelte dedikerte personer med spesiell innsikt og kompetanse som støtter dem, og i tillegg vil ledere kunne trekke på et større kompetansemiljø i økonomisenteret.

3. 3. Hvordan vil dere ivareta de som nå blir overtallige? Mange av dem bor på steder med få andre jobbmuligheter.

   Ivaretakelsen av personellet gjennom endringsprosessen skjer i henhold til de regler og avtaler som gjelder i staten. Forsvaret har et kompetent HR-miljø som kommer til å ivareta våre medarbeidere på en god måte.

4. 4. Hvordan skal man håndtere alle de andre funksjonene/rollene og oppgavene som mange av de med økonomiroller har i dag?

   Disse oppgavene forsvinner ikke selv om man tar bort årsverket som i dag «har en økonomirolle».

   Hvis konsekvensen blir at avdelingen må lyse ut en ny stilling som analytiker/HR-rådgiver/produksjonsplanlegger/driftsstøtte osv er jo prosessen fånyttes, og antall administrative årsverk i Forsvaret vil dermed i praksis gå opp.

   For de fleste verkstedene er de med økonomiroller også «poteter» med andre oppgaver. Dette er oppgaver som ikke blir borte, og man ikke kan legge over på allerede pressede stillinger i avdelingen.)

   Svar: Prosjektet er klar over at flere DIFer er organisert slik at ansatte har oppgaver innen flere fagområder. Prosjektet er derfor i tett dialog med DIFene om hvordan man skal definere de stillinger som nedlegges i DIF og reetableres i Bergen. Dette vil være stillinger som i hovedsak arbeider med oppgaver innen økonomi. Samtidig er det flere prosjekter i M&E porteføljen som også vil kraftsamle støttefunksjoner. Dette betyr at prosjektet, DIFer og FST må ha en helhetlig tilnærming til denne problemstillingen.

5. 5. Er det intensjonen at FØS skal støtte avdelingene med de analysene som f.eks verkstedene/MSA/ammo osv er avhengige av for å drifte optimalt?

   Ja. FØS vil levere den økonomiske understøttelsen som kreves for å sikre god kontroll og effektiv drift ute i avdelingene.

6. 6. I så fall, hvordan skal kommunikasjonen gå, og hvordan har omstillingsprosjektet tenkt å ivareta virksomhetsforståelsen man er avhengig av for å kunne gjøre dette?

   FØS organiseres i leveranseteam som arbeider tett med DIFene. Dette betyr at det vil være flere personer som har innsikt i de forskjellige avdelingene og vi kan sikre kontinuitet i teamet. Dette gjør Forsvaret mindre sårbar ved sykdom, oppsigelser, permisjoner ol. Samtidig er det behov for å finne gode løsninger sammen med DIFene for å påse at virksomhetsforståelsen ivaretas over tid. 

7. 7. Jeg er DIF sjef. Blir jeg nå vingeklippet? Og mister jeg handlefriheten?

   Etableringen av FØS innebærer at økonomimiljøet samles, og at ledere får tjenestene levert fra økonomisenteret og ikke fra sin egen økonomimedarbeider. Økonomisenteret skal levere standardiserte tjenester, og det er leder av økonomisenteret som definerer tjenestene. Avdelingene er representert i det forberedende arbeidet og vil dermed bidra med virksomhetsrelevant informasjon. Tjenestene skal derfor svare opp virksomhetenes behov langt på vei.

   DIF-sjefen mister ikke handlefrihet til å løse oppdraget, men handlefriheten til å styre og prioritere økonomioppgavene reduseres.

8. 8. Økonomifunksjonen er viktig for styring av DIF. Hvordan skal jeg som DIF sjef nå ha kontroll på økonomien?

   Forsvarets økonomisenter (FØS) skal gi deg den informasjonen du trenger i form av rapporter. Alle DIFer er representert i det forberedende arbeidet, og vil gjennom dette være med å definere relevant innhold i rapportene. Leveranseteamene i FØS vil også ha faste kontaktpunkt mot alle avdelinger.

9. 9. Jeg har BRA-sjef ansvar. Mister jeg nå ansvaret for budsjettet?

   Etablering av FØS påvirker økonomifunksjonen, og arbeidsformen på økonomiområdet, ikke hvilket ansvar ledere har for tallene. Budsjett- og rapporteringsprosessene er to prosesser som vil bli forenklet, og antallet integrasjoner mot avdelingene er planlagt redusert. Økonomisenteret vil ta et større ansvar for budsjett- og rapporteringsarbeidet.

10. 10. Vil modellen gi tilnærmet samme effekt som før?

    Ja. Ambisjonen er at økonomisenteret vil ivareta kvaliteten på styringsinformasjon, analyse og beslutningsgrunnlag til sjefer, bedrer internkontrollen gjennom standardisering og sentralisert styring, samtidig som vi reduserer antall årsverk i en støttefunksjon. Det vil bli et økt fokus på analyse fremfor rapportering og detaljkontroller.

11. 11. Har prosjektet fulgt lover og regler ifm. med omstillingen, og er dette forankret på et høyere nivå?

    Ja. Omstillingen følger Forsvarets Personellhåndbok, del G – Omstilling. Det er utarbeidet en HR-tidslinjal som viser hvor lang tid omstillingen er ventet å ta. Dette er forankret hos ledergruppen til Sjef FST.

12. 12. Har prosjektet planer for å ivareta personellet, og legger prosjektet opp til å følge statlige regler for å sikre personell dets rettigheter?

    Ja. Omstillingen skal følge Forsvarets Personellhåndbok, del G – Omstilling. Det er utarbeidet en HR-tidslinjal som er detaljert for å ivareta gjeldende lover, regler og bestemmelser og rettigheter til den enkeltansatte i omstillingsarbeidet.